Hotspotlijst

Inleiding

Op grond van artikel 5, 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in een selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. Eén mogelijk instrument is de periodieke hotspotmonitor, zoals deze door de handreiking Belangen in Balans (versie 1.0) (BiB) van het Nationaal Archief wordt omschreven.

Hotspots: definitie en criteria

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

• Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media. Bijvoorbeeld: de schietpartij in een winkelcentrum in Alphen aan den Rijn (2011); de vuurwerkramp in Enschede (2000); het neerstorten van vlucht MH17 (2014); het uitbreken van de vogelgriep (2014).
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los. Bijvoorbeeld: de discussie over Zwarte Piet (2013 e.v.).
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid. Bijvoorbeeld: het delen van de metadata van telefoonverkeer met de NSA door de AIVD (2014); de Schipholbrand (2005).
• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het kabinet ernstig is bedreigd. Bijvoorbeeld: de fraude met toeslagen door Bulgaren (2013); de nationalisatie van ABN AMRO (2008).

Hotspotmonitor: instrument voor identificatie van hotspots

De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring. De gehanteerde criteria en procedure zijn beschreven en vastgelegd in de selectielijst voor gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

 Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Concreet vermeldt de selectielijst van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht reeds voor elk proces of en, zo ja, welke categorie persoonsgegevens wordt verwerkt. Daarbij aansluitend wordt de wettelijke grondslag aangegeven op basis waarvan de organisatie de gegevens oorspronkelijk heeft verwerkt en wordt verduidelijkt welke persoonsgegevens (BSN, NAW-gegevens, medische gegevens, IP-adressen, enzovoort) worden verwerkt. Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De hotspotlijst bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.

Disclaimer

Na vaststelling van de hotspotlijst zal bepaald worden welke archiefbescheiden uitgezonderd worden van vernietiging. Mogelijk zijn archiefbescheiden al vóór vaststelling van een hotspotlijst vernietigd volgens de geldende selectielijst. Het is ook mogelijk dat archiefbescheiden met betrekking tot een hotspot niet uitgezonderd worden van vernietiging omdat deze niet van belang zijn voor de reconstructie van de hotspot.

De zaaktypen die gewaardeerd worden als blijvend te bewaren worden niet genoemd in de hotspotlijst. Voorbeeld hiervan is beleid opstellen met externe werking.

Datering: 13-3-2019 – heden

Criteria

Maatschappelijke beroering/media-aandacht: ja

Tegenstellingen tussen burgers/emoties: ja

Debat functioneren overheid: ja

Positie college van B&W of gemeenteraad: ja

Nadere omschrijving

Op 11 maart 2020 riep de directeur-generaal van de Wereld gezondheidsorganisatie (WHO) de uitbraak van het nieuwe Coronavirus (ook wel COVID-19 of SARS-CoV-2 genoemd) officieel uit tot een pandemie. Ook in Nederland zien we veel maatschappelijke beroering en uitzonderlijk veel aandacht voor dit onderwerp in de media. De Nederlandse Rijksoverheid voert een regierol en werkt samen met allerlei organisaties om besmettingen te voorkomen en de gevolgen van het nieuwe virus te beperken. De overheidsmaatregelen om de verspreiding van het virus te beperken leiden tot hevige maatschappelijke discussies.

Rol organisatie

De gemeente heeft uitvoering gegeven aan de landelijke wet- en regelgeving om de verspreiding van coronavirus tegen te gaan.

Dit had betrekking op een aantal sectoren, denk aan:

• Horeca
• Cultuursector
• Middenstand
• Zorgsector

Betreffende informatie

• Klacht afhandeling
• Toezicht
• Handhaving
• Functionaris aanwijzing
• Informatieverstrekking aan media
• Informatieverzoek door derde
• Voor kennisgeving aannemen

Mogelijke andere betrokken organisaties

• GGD
• Politie
• BOA (zijn extern)
• Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid:

Omschrijving zaakdossier

Elke zaak die je uitzondert van vernietiging krijgt de identieke term "corona" in de zaaktitel.

Nota bene

De zaaktypen die gewaardeerd worden als blijvend te bewaren worden niet genoemd in de hotspotlijst. Voorbeeld hiervan is beleid opstellen met externe werking

November 2013

Criteria

Maatschappelijke beroering/media-aandacht: ja

Tegenstellingen tussen burgers/emoties: ja

Debat functioneren overheid: nee

Positie college van B&W of gemeenteraad: nee

Nadere omschrijving

De tegenstanders wijzen op de stereotyperende en racistische eigenschappen van Zwarte Piet en stellen daarmee dat de figuur kwetsend en opvoedkundig ongeschikt is. Voorstanders stellen dat Zwarte Piet een onschuldig en kindvriendelijke folkloristisch figuur is dat hoort bij de Nederlandse tradities. De discussie richt zich op vooroordelen en discriminatie die door sommigen niet als zodanig worden erkend en door anderen als kwetsend en beledigend worden ervaren.

Rol organisatie

De gemeente ziet toe op de openbare orde, is betrokken bij de organisatie van de intocht van Sinterklaas, kan subsidie verlenen voor de intocht.

Betreffende informatie

• Evenementenvergunning
• Informatieverzoek door derde
• Betoging melding
• Bezwaarschrift
• Toezicht
• Handhaving
• Subsidie
• Voor kennisgeving aannemen

Mogelijke andere betrokken organisaties

• Politie
• BOA
• Protestorganisaties

Omschrijving zaakdossier

Elke zaak die wordt uitgezonderd van vernietiging krijgt de identieke term "pietendiscussie" in de zaaktitel.

Nota bene

De zaaktypen die gewaardeerd worden als blijvend te bewaren worden niet genoemd in de hotspotlijst. Voorbeeld hiervan is Beleid opstellen met externe werking.