Buitenlandse (bron)documenten
Door het coronavirus werken wij alleen op afspraak.
De gemeente werkt uw gegevens bij in de Basisregistratie Personen (BRP) als u een akte of een document heeft uit het buitenland. Voorbeelden van akten zijn:
- geboorteakte
- huwelijksakte
- echtscheidingsakte
- overlijdensakte
- adoptie-akte
- akte van naamswijziging
- erkenningsakte
Voorbeelden van documenten zijn: verklaring van burgerlijke staat of een verklaring van nationaliteit.
Deze akten en documenten noemen wij brondocumenten. Zij zijn namelijk de bron voor registraties (zoals de Basisregistratie Personen) en andere documenten (zoals paspoorten, rijbewijzen e.d.).
U levert de originele buitenlandse documenten in aan de balie van de gemeente. U krijgt van ons een bewijs mee waarmee u de documenten na 4 weken weer kunt ophalen. Wij controleren of de documenten echt zijn en aan bepaalde eisen voldoen. Alleen dan zijn de documenten in Nederland geldig. U moet voor het inleveren en ophalen van de documenten een afspraak maken.
U vraagt een origineel afschrift van een akte op in de plaats waar u:
- geboren bent
- getrouwd bent
- gescheiden bent
- gewoond heeft
- of waar iemand is overleden van wie u de overlijdensakte nodig heeft
Buitenlandse documenten, die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn, laat u vertalen door een beëdigd vertaler in Nederland. In het document Opvragen akten uit het buitenland (pdf, 69 kB) leest u hoe u een origineel afschrift van een akte opvraagt.
Let op: de gemeente is niet verantwoordelijk voor de inhoud en verkeerde informatie
U vraagt een origineel afschrift van een akte aan in de plaats/land waar u:
- geboren bent
- getrouwd bent
- gescheiden bent
- gewoond heeft
- of waar iemand is overleden
Lees meer onder de kop 'Legalisatie en apostille'.
Buitenlandse documenten, die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn, laat u vertalen door een beëdigd vertaler in Nederland.
In sommige landen kunt u een internationaal uittreksel krijgen. Die kunt u zonder legalisatie of apostille in Nederland gebruiken.
Informatie
Voor meer informatie neemt u contact op met de autoriteiten van het land waar u het document aanvraagt.
Legalisatie en apostille zeggen iets over de herkomst en echtheid van een document. Ze bewijzen:
- dat het document door de juiste instantie/persoon is afgegeven
- dat de handtekening op het document ook echt van degene is die op het document vermeld staat
Legalisatie
Voor legalisatie zijn meerdere stempels van verschillende instanties nodig. Hoe u een document laat legaliseren leest u op de website van de Rijksoverheid.
Apostille
Een apostille is een stempel als bewijs van echtheid van een document. Nederland heeft hierover afspraken gemaakt met een aantal landen. Bij een document uit één van deze landen is de apostillestempel meestal voldoende. Lees meer op de website van de Rijksoverheid.
Een internationaal uittreksel is een uittreksel in meerdere talen. Er zijn meertalige uittreksels van akten van:
- geboorte
- huwelijk
- overlijden.
Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken hoe de vorm en inhoud van deze uittreksels eruit ziet. Deze landen accepteren elkaars uittreksels zonder legalisatie of apostille. Lees meer hierover op de website van de Rijksoverheid.
Als u Nederlander bent, zet u de volgende buitenlandse akten bij de gemeente Den Haag om in een Nederlandse akte:
- geboorteakte
- huwelijksakte
- een overlijdensakte van uw partner
De gemeente Den Haag registreert uw akte en maakt daarvan een Nederlandse akte op. U vraagt zo makkelijk een afschrift op. Dit hoeft u dan niet meer in het buitenland te doen. Informatie over inschrijving en omzetting van een buitenlandse akte leest u op de website van de gemeente Den Haag.
U informeert bij de ambassade van het land, waarvoor u het document nodig heeft, welke legalisaties nodig zijn. Vaak zijn meerdere legalisaties op één document nodig, in de volgorde:
- rechtbank
- ministerie van Justitie
- ministerie van Buitenlandse Zaken
Website Rechtspraak - Legalisatie of apostille van de rechtbank (Rotterdam, locatie Dordrecht)
Website Rijksoverheid - Legalisatie van Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland
Website Rijksoverheid - Consulair Dienstencentrum legaliseert Nederlandse documenten
Meer informatie over legalisatie en apostille leest u op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Heeft u vragen over de registratie van buitenlandse documenten bij de gemeente? Vult u dan het contactformulier in. Binnen 5 werkdagen krijgt u antwoord van ons.